Congres: Belang van Project Management in ziekenhuizen

Na het succes van 8 edities in de Waalse ziekenhuissector organiseerde QRP International 24 September voor het eerst een Project Management conferentie specifiek binnen de context van Nederlandstalige ziekenhuizen in Vlaanderen en Brussel. Gezien de huidige situatie was de conferentie volledig online, maar desalniettemin een groot succes.

QRP nodigde de volgende vier sprekers uit:

• Martine Derde (Freelance Project en Change manager) met de presentatie: ‘Aandacht voor de mens in projecten’
• Frank Staelens (Directeur Processen & Kwaliteit, OLV Ziekenhuis) met de presentatie: ‘Procesmanagement, een toegevoegde waarde binnen het kwaliteitsbeleid in een ziekenhuis?’
• Steven Creve (CIO en ICT Manager, Clinique Saint-Jean Brussel) met de presentatie: ‘Agile of PRINCE2? Project management do’s en dont’s uit de praktijk’
• Maddy Silverans (Stafmedewerker proces en projectmanagement AZ Sint-Maarten) met de presentatie: ‘Projectmanagement, van start tot … en met vallen en opstaan’

Aandacht voor de mens in projecten

Martine deelde een presentatie over het raakvlak van Project Management en Change Management, een onderwerp wat momenteel wereldwijd erg speelt. Martine legt de nadruk op het belang van stakeholders, ofwel de mens in projecten. Zeker in een een ziekenhuis waar artsen een key rol spelen, is het belangrijk dat deze worden betrokken in de projecten door middel van duidelijke communicatie.

Communicatie dient open, eerlijk, doelgroepgericht, regelmatig en via verschillende kanalen te verlopen. Indien je goed communiceert en duidelijk aanhaalt (en herhaalt) wat de reden en motivatie is voor een verandering kun je stakeholders meekrijgen. Mensen voorbereiden op verandering kost tijd en het is zeer belangrijk dat het communicatieproces niet gehaast verloopt.

Take away: Focus op mensen in het zowel project als change management.

Procesmanagement, een toegevoegde waarde binnen het kwaliteitsbeleid in een ziekenhuis?

Binnen het OLV, de organisatie waar Frank actief is, worden kwaliteitsprojecten opgevolgd en begeleid vanuit een 12 stappenplan. Deze methodologie is toegespitst op de zorg en betrekt iedere stakeholder. Voor een positief resultaat, moet dit proces binnen een organisatie geborgd zijn. Dit ook om op lange termijn de resultaten van een project vast te houden.

Voor het borgen van processen zijn twee belangrijke zaken nodig:

1. Een uitgetekende organisatiestructuur met duidelijke rollen en
   verantwoordelijkheden.
2. Ontwikkelen van een methodiek (proces) waarop iedere project zal worden uitgevoerd en het opleiden van mensen hierin.

Project Management is voor het OLV van belang om processen te maken en te verbeteren. Nadat de resultaten geboekt zijn, volgt een hele belangrijke stap; het teruggeven aan de stakeholders. Zo blijven de resultaten geborgd binnen de organisatie.

Tips van Frank om ervoor te zorgen dat het borgen van resultaten deel uitmaakt van de cultuur:

• Creëer een goede organisatiestructuur
• Lever een duidelijke flow en methodologie aan
• Start bij de basisprocessen
• Blijf herhalen

Take away: Het borgen van Projectmanagement binnen de organisatie is de sleutel tot succes

Agile of PRINCE2? Project Management do’s & dont’s uit de praktijk

Steve deelde zijn kennis over de verschillende aanpakken voor project management in ziekenhuizen. Belangrijker dan het certificeren van personeel, is het de tailoring van de methodologie om een interne methodiek te creëren dat past bij het ziekenhuis. Het implementatie is eveneens van belang om Projectmanagement intern te borgen.

In de presentatie van Steve deelt hij een duidelijke visie; projecten zijn altijd waterfall. Projecten dienen om controle te verkrijgen over de verandering. Binnen de verschillende fases van een project kan Agile gebruikt worden, maar het project zelf zal altijd waterfall zijn.

Specifieke tips die Steve mee wilt geven om Projectmanagement in ziekenhuizen te verbeteren:

• De Project Manager moet ASAP betrokken worden bij het project
• Budget en de daarbijbehorende toleranties zijn key. Maak schattingen met ruime marges.
• Durf een project te stoppen, ook als er al kosten gemaakt zijn. Als er geen benefits zijn, heeft het project geen zin.
• Communicatie is van groot belang. Hoe vaker de stuurgroep samenkomt, hoe sneller het project zal gaan.

Take away: Er is niet een Projectmanagement methodiek toepasbaar op alle ziekenhuizen, van belang is dat er een focus is op het budget en communicatie.

Project Management, van start tot …, en met vallen en opstaan

Maddy neemt ons tijdens haar presentatie mee in een voor veel van de aanwezigen zeer herkenbare situatie. Haar presentatie gaat over het samenvoegen van drie ziekenhuizen tot een groot ziekenhuis.

Tijdens deze samenvoeging werd een PMO opgericht. Deze PMO biedt structuur en samenhang, alles vertrekt vanuit dezelfde missie en visie. Ook stelt de PMO richtlijnen op voor Projectmanagement en selecteert de te gebruiken tools. Met behulp van de PMO staat de focus op scope, time en budget centraal.

Enkele lessons learned die Maddy deelde met het de deelnemers van het congres:

• Bepaalde projecten blijven onder de radar en worden onvoldoende opgevolgd. Toch geldt ook voor deze projecten dat er de minimale noodzakelijke administratie is. Bijvoorbeeld de projectdefinitie, goedkeuring en een budgetopvolging.
• AZ Sint-Maarten heeft geen interne ICT afdeling, IT projecten worden uitbesteed. Nadat er geconstateerd was dat de communicatie niet altijd soepel verliep, werd er een interne dienst informatisering gecreëerd. Hier worden bepaalde zaken uitgerold waarbij de business leidt en IT volgt bvb. de uitrol van EPD.

Take away: Het inrichten van een PMO kan de focus op scope, time en budget vergroten & projectmanagement zal meer gestructureerd verlopen.

Volgend jaar weer?

Het congres was een groot succes en staat voor QRP ook op de planning voor de volgende jaren. De sprekers raakten de deelnemers met hun presentaties en creëerden een discussie. Het interactieve platform Zoom zorgde ervoor dat alle deelnemers actief konden deelnemen, via oa. polls en vragenrondes. Ook werden er enkele herkenbare deuntjes afgespeeld tijdens de pauzes.

Voor meer informatie, vragen, of de volledige samenvatting van het congres kun je direct contact met ons opnemen. Tot volgend jaar!